Les fichiers de gestion des activités sociales et culturelles sont désormais dispensés de toute formalité préalable auprès de la CNIL
Dans son communiqué du 31 octobre, la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) a déclaré avoir adopté le 17 octobre une délibération dispensant de déclaration les traitements mis en œuvre par les comités d’entreprises ou d’établissements, les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe ou les comités interentreprises ou les délégués du personnel pour la gestion de leurs activités sociales et culturelles.
La CNIL s’est appuyée sur le fait que les traitements de gestion des activités sociales et culturelles mis en œuvre par les comités d’entreprise ou d’établissement, ainsi que par les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe, les comités interentreprises ou les délégués du personnel sont des traitements courants qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des salariés et des membres de leurs familles.
Il y a donc lieu de les dispenser de déclaration préalable sous les conditions suivantes.
• La première condition est relative à la finalité du traitement, qui doit relever du domaine de la gestion administrative.
• La deuxième condition concerne les données traitées, qui peuvent être communiquées aux comités par le service de gestion des ressources humaines (restrictivement : nom, prénom, coordonnées professionnelles) sous réserve que l’employé soit informé de la finalité de cette communication ainsi que de la nature des informations en cause et des modalités prévues pour s’opposer le cas échéant à cette transmission. L’employé s’opposant à cette transmission doit néanmoins pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles du comité d’entreprise dès lors qu’il fournit directement à celui-ci les données nécessaires à son inscription.
Seules les données strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions sont communiquées aux destinataires énumérés de façon limitative dans la délibération..
• Troisième condition: la durée de conservation des données ne doit en principe pas excéder la période d’admission du salarié au bénéfice des prestations sociales et culturelles.
• Quatrième condition: la sécurité des informations doit être garantie.
Communiqué CNIL du 31 octobre 2006
Délibération N°2006-630 du 17 octobre 2006
Publiés en ligne sur http://www.cnil.fr
Dans son communiqué du 31 octobre, la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) a déclaré avoir adopté le 17 octobre une délibération dispensant de déclaration les traitements mis en œuvre par les comités d’entreprises ou d’établissements, les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe ou les comités interentreprises ou les délégués du personnel pour la gestion de leurs activités sociales et culturelles.
La CNIL s’est appuyée sur le fait que les traitements de gestion des activités sociales et culturelles mis en œuvre par les comités d’entreprise ou d’établissement, ainsi que par les comités centraux d’entreprises, les comités de groupe, les comités interentreprises ou les délégués du personnel sont des traitements courants qui ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée des salariés et des membres de leurs familles.
Il y a donc lieu de les dispenser de déclaration préalable sous les conditions suivantes.
• La première condition est relative à la finalité du traitement, qui doit relever du domaine de la gestion administrative.
• La deuxième condition concerne les données traitées, qui peuvent être communiquées aux comités par le service de gestion des ressources humaines (restrictivement : nom, prénom, coordonnées professionnelles) sous réserve que l’employé soit informé de la finalité de cette communication ainsi que de la nature des informations en cause et des modalités prévues pour s’opposer le cas échéant à cette transmission. L’employé s’opposant à cette transmission doit néanmoins pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles du comité d’entreprise dès lors qu’il fournit directement à celui-ci les données nécessaires à son inscription.
Seules les données strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions sont communiquées aux destinataires énumérés de façon limitative dans la délibération..
• Troisième condition: la durée de conservation des données ne doit en principe pas excéder la période d’admission du salarié au bénéfice des prestations sociales et culturelles.
• Quatrième condition: la sécurité des informations doit être garantie.
Communiqué CNIL du 31 octobre 2006
Délibération N°2006-630 du 17 octobre 2006
Publiés en ligne sur http://www.cnil.fr
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